Referat fra Sommerlejrgruppens møde på Palshøj – 18.-19. juni 2011
Tilstede : Else, Ulla, Inger, Gunver, Frands – Steen (via mobil)
Fraværende : Lone, Ali
Gæst : Helmer
1. Valg af dirigent og referent
Frands – dirigent
Gunver – referent
2. Siden sidst
Ansøgning til Trygfonden er bevilliget – Sommerlejrgruppen har nu 320.000 kr. til disposition til sommerlejr 2011 og 2012 -
På landsmødet i Svendborg fik vi kontakt til nogle, som stå for køkkenet på sommerlejr 2012
3. Sidste nyt fra : Else
o Deltagerliste ajour – der er 5 på venteliste – Færdigt forslag til værelsesfordeling – bestilt busser – bestilt cykler (betales kontant ved afhentning 6.100 kr) – betalt for ophold på Hellebjerg (via kontoret)
4. Sidste nyt fra : Lone - via Else
o Køkkenhold : Lone – Mille – Inger K – Christina – Helmer – Ali
o Madplan færdig – incl. Madplan til udflugterne
5. Sidste nyt fra : Steen
o Trygfonden har bevilliget de 320.000 kr til sommerlejr 2011 0g 2012 -
o Enig beslutning om at sommerlejrgruppen deltager i år gratis på lejren
o Der lægges yderligere 10.000 kr. til forplejning til økologisk produkter
6. Sidste nyt fra : Inger
o Musik til festaftenen er booket
o Pernille Schötz er ikke på plads.
7. Sidste nyt fra : Ulla
o Turen til Endelave er på 3 timer – Reserveret færge – Deltager-etiket sendes – Tilladt at medbringe mad og drikke – Aftale om guidet tur i prærievogne m/ Poul Precht Laursen – (der er reserveret 2) – der er 1 time til fri benyttelse – brochurer over Endelave og Horses kommer til Hellebjerg (Ullas ansvar)
8. Sidste nyt fra : Frands
o er klar til kursus og massage
9. Sidste nyt fra : Gunver og Ali
o Plancer /opslag til huse/gange og spisesal er ikke klar – men bliver det
o Udbetaling til løbende udgifter ordnes med Tanja
o Medaljer købes – Jydsk Emblem Fabrik (jef.dk)
o LAP-lege er ikke helt tilrettelagt – program følger
o Præmier endnu ikke købt - (købes lørdag formiddag – sammen med Ulla)
10. Hvordan får vi tryghed på lejren
(Udeladt p.g.a. personsag.)
o Mht. indbydelser til næste lejr – Sommerlejrgruppen forbeholder sig ret til sammensætning af deltagere.
o Deltagerliste udskrives/udleveres til sommerlejr-gruppen snarest efter tilmeldingsfristens udløb.
o Deltagerliste udleveres ikke til deltagere før den er endelig vedtaget af sommerlejrgruppen – udsendes dog hurtigst muligt efter, så evt. samkørsel kan arrangeres.
o Mht. iår – Ved info-møde oplyses praktiske regler – ved konflikter afgører sommerlejr-gruppen efter samtale med parter en løsning efter en af Frands udarbejdes tryghedsprocedure – evt. hjemsendelse.
o Sommerlejrgruppen har sammensat deltagerliste og værelsesfordeling. Else udarbejder den endelige deltagerliste og værelsesfordeling ved sommerlejrgruppens ankomst til Hellebjerg.
11. + punkt 13 - Endeligt program for ugen – Hvem gør hvad
o Fredag : Sommerlejrgruppen ankommer kl 12 – senest 17 - Navneskilte – borde i spisesal rykkes sammen – håndklæder og sæbe på toiletter – sætte plancer op med vært + bolignr &mobilnr.
o Lørdag : Ankomst – indskrivning (Inger og Gunver) -
o Søndag - Folkedans og musik ved Else – vi smugtræner fredag aften
o Rundvisning og gåtur søndag aften – evt. cykeltur til Juelsminde
o Lørdag – præmier købes af Ulla og Gunver
o Mandag – udflugt til Horsens – kl. 10-16 - bus bestilt – Ulla, Frands og Else ansvarlig (+Lone / mad) – Inger bliver hjemme – Museum – penge til indgang -
o Tirsdag – LAP-lege (Ali, Liselotte, Christian, Gunver) – Workshop Frands – Massage Frands
o Onsdag – fri formiddag (AnneKatrine makeup) – LAP konbtoret fortæller – Festaften
o Torsdag – LAP-lege (samme ansvarlige) – Workshop Frands – Massage Frands – Sex og Psyke Steen
o Fredag – udflugt til Endelave – kl-. 10-16.30 – mundtlig Sommerlejr evaluering kl. 18.30 - Cykler afhentes – betales kontant – Aftenunderholdning : Scenen er din – Inger og Else
o Lørdag – hjemrejse
o ræmier – Ulla og Gunver – præmier á 200-300 kr – til lodtrækning mellem deltagere i hver enkelt disciplin – mindre præmie til vinder i hver disciplin – Ulla køber før lejr og tager med til Hellebjerg – resten købes lørdag af Ulla og Gunver i Juelsminde.
o Festudvalg : Inger og Gunver + frivillige til at dække og pynte op
o Modtage på Vejle station : Else og Frands
o LAP-lege – medaljer – bestilles af Gunver – Præmier : Ulla og Gunver -. 8 discipliner
o Indkvartering – Inger og Gunver - husk extra sengesæt
o Intro - Opslag m/fotos i spisesal – Else
o Indkøb af manglende præmier – Ulla og Gunver
o Brænde – bål – Else
o Vægavis – ugens program i A3 – Else og Lone
o Deltagerlister til udflugter – Else og Lone
o Kiosk – Frands – Steen – Gunver – LiseLotte – Dorte – Gert – Helmer (indkøb)
o Askespande – Ole
o Flag – Gert
o Sygdomsberedskab . Overordnet sundhedsansvarlig – Frands – Ulla (opslag)
o - - - Førstehjælpskasse i køkken – liste med mobilnumre
o Tlf.liste over sommerlejrgruppen til alle deltagere – Inger
12. Daglige møder
Møde kl. 8.30 – 9.00 hver dag – dagen gennemgåes + info fra dagen før – i lukket rum
14. Tryg-fondens sponsorpenge
o Endnu en diskussion om at Sommerlejr-gruppen skal gratis med – vi henviser til referat af 1. september 2010, hvor vi vedtog, at hvis bevilligen gik igennem, skulle vi med gratis – Allerede indbetalte penge fra gruppen tilbagebetales snarest – Else tager sig af det.
o Gunver forespurgte om mulighed for at anskaffe et elektronisk målebånd – hvis pris under 1000 kr = ok.
15. Mette, Birgitte, Tanja & Steen
Beretning om hvad LAP er og kan gøre for medlemmer – kommer onsdag eftermiddag
o Ulla og Steen – fortælle om LAP som mulighedernes grund – søndag kl. ca. 15
o Ingers initiativ : Kunsten at leve – som oplæg om livskvalitet tages op til et morgenmøde af Inger selv – brochurer og kopier bringes med.
Skolen skal kontaktes vedrørende kassettebåndoptager til stereo – projekter til film / store lærred – måleapparat – extra linned – pedel : sportsrekvisitter – målebånd.